El pasado 18 de junio, el showroom tecnológico de INSTEL en Barcelona reunió a responsables técnicos en una nueva edición de nuestras Píldoras Tecnológicas. El objetivo fue analizar cómo la integración entre los sistemas de control de accesos físicos y las plataformas de Recursos Humanos está redefiniendo la eficiencia operativa y la gobernanza del dato en las organizaciones.
La sesión, organizada junto a Intemo Technologies y Factorial, puso sobre la mesa un mensaje claro: la infraestructura física y los sistemas de gestión de personas ya no pueden seguir funcionando como capas independientes. La competitividad exige un dato único, trazabilidad completa y automatización transversal.
El reto: sistemas desconectados y presión normativa creciente
Muchas organizaciones continúan operando con arquitecturas fragmentadas: accesos, fichaje, RRHH y gestión de espacios funcionan en silos. Esto genera:
• Duplicidad de información
• Falta de coherencia en el dato del empleado
• Procesos manuales difíciles de escalar
• Riesgos de incumplimiento normativo (RDL 8/2019 y normativa europea emergente)
Este escenario implica costes, riesgo y pérdida de capacidad operativa.
La capa física del dato: Intemo Technologies
Josep Clopés, Director Comercial & Co Founder de Intemo Technologies, presentó cómo la digitalización del acceso físico se ha convertido en una fuente crítica de información operativa. Intemo mostró cómo su ecosistema permite integrar accesos, visitas, reservas de espacios y credenciales en una plataforma centralizada.
Entre sus funcionalidades destacan la gestión digital de visitas, con prerregistro, autorregistro, verificación de identidad y emisión de credenciales digitales mediante QR u otros métodos de identificación, todo ello integrado con la gestión de accesos para ofrecer una experiencia más ágil, segura y trazable.
Estas capacidades convierten el acceso físico en un punto de generación de dato fiable, gobernado y conectado con el resto de sistemas corporativos.
Caso de éxito: La Fábrica & Co
Joaquin Bencomo, Managing Director de La Fábrica & Co, compartió cómo la integración tecnológica ha transformado la operativa de sus espacios de coliving y coworking.
Su arquitectura modular y conectada les permite:
• Automatizar accesos a salas/habitaciones y zonas comunes
• Garantizar una experiencia fluida para residentes y coworkers
• Reducir barreras administrativas
• Optimizar la gestión de espacios y servicios
Un ejemplo claro de cómo la integración de accesos impacta directamente en la eficiencia y en la experiencia del usuario final.
Factorial: el núcleo del dato del empleado
Eduard Gallart, Business Development Manager de Factorial, explicó cómo la plataforma centraliza la información del empleado, la estructura organizativa y los procesos de gestión del tiempo.
La integración con Intemo permite un flujo bidireccional de información: desde Factorial se sincronizan empleados, altas, bajas y ausencias, mientras que desde Intemo se incorporan en tiempo real los fichajes físicos para el cálculo de la jornada laboral en la propia plataforma de RR. HH.
Esta conexión facilita la disponibilidad de un dato único del empleado, coherente y trazable, que reduce tareas manuales, elimina inconsistencias y refuerza el cumplimiento normativo, además de mejorar la capacidad de auditoría y reporting.
Demo conjunta: integración en tiempo real
El punto central de la jornada fue la demostración en vivo de la integración entre Intemo y Factorial, donde los asistentes pudieron ver el flujo completo de información entre sistemas:
• Fichaje físico en un dispositivo de Intemo
• Sincronización automática en Factorial
• Actualización inmediata del registro horario
• Coherencia del dato entre el entorno físico y digital
La demo evidenció el valor real de la integración: automatización, trazabilidad y eliminación de tareas repetitivas.
Una arquitectura preparada para el futuro
La jornada dejó claro que la integración entre accesos físicos y RRHH no es una mejora incremental, sino un pilar estratégico para cualquier empresa que busque:
• Gobernanza del dato
• Cumplimiento normativo
• Infraestructura escalable
• Reducción de costes operativos
• Experiencia fluida para empleados y visitantes
Desde INSTEL, seguimos acompañando a las organizaciones en la construcción de ecosistemas tecnológicos conectados, donde la infraestructura física y los sistemas corporativos trabajan como una única capa inteligente.